أسباب إضاعة الوقت
 

أسباب إضاعة الوقت


http://img.naseej.com/images/News/world/158211_emp.jpg
موظفون في مكتب

إن الأسباب التي تؤدي إلى إضاعة الوقت أو قتله هي كثيرة جدا وعواملها متعددة، فقد يكون من هذه العوامل : التصرفات الشخصية الناتجة عن سلوكيات المدير، وقد يكون من أسباب ذلك التقاليد السائدة في المجتمع ، بالإضافة إلى العوامل تتعلق بطبيعة العمل وإجراءاته.

التقاليد السائدة في المجتمع و أثرها على الوقت
هناك العديد من السلوكيات التي تصدر عن الأشخاص، والتي قد يكون من شأنها إضاعة – أو المساهمة في إضاعة – الوقت، ومنها :

المكالمات الهاتفية

في فترات معينة يكون المدير في حالة تركيز في مسائل معينة من أجل البحث عن حلول لمشاكل معينة داخل إدارته، وقد يكون بذل كثيرا من الوقت في ذلك، وفجأة يدق جرس هاتفه، وقد تطول هذه المكالمات، وتقصر، إلا أن تأثيرها واحد، حيث يتمثل هذا التأثير في أن المكالمات الهاتفية تنقل هذا المدير من عمله إلى ناحية أخرى متسببة في قتل هذا التركيز الذي كان يعيش فيه المدير بحثا عن حلول لمسائل معينة في المنشأة أو المؤسسة التي يديرها. كذلك الأمر الذي من الممكن أن يقوم المدير بمهامه، ويعمل على إنجاز العمل المطلوب منه، وفجأة يتذكر أن هناك شخصا ما نسي أن يتصل به، وقد تستغرق هذه المكالمة وقتا يطول أو يقصر، ولكن المهم في ذلك هو أن هذه المكالمة حالت دون استمرار المدير في عمله، وعملت على إهدار جانب من وقت العمل
وما ينطبق على المدير في هذا الشأن يمكن أن ينسحب إلى الموظفين الذين يعملون في المنشأة أو المؤسسة التي يديرها.

الزيارات

من العادات الشائعة في مجتمعنا زيارات المؤسسات والشركات وغيرها، سواء كانت لأغراض تبادل أطراف الحديث، أو الشكوى من موظف ما أم غير ذلك. وهذه الزيارات قد يقوم بها الموظفون أو أشخاصا لا علاقة لهم بالعمل . ولهذه الزيارات اثر واضح في إهدار الوقت وإضاعته، لان المدير يعطي الأوقات التي تطول وتقصر في استقبال هؤلاء الأشخاص، متحرجا من التصريح لهم بأن هناك مهام ومسؤوليات تنتظره.

التصرفات الشخصية للمدير وأثرها على الوقت

هناك الكثير من التصرفات الشخصية التي تصدر عن المدير، والتي من شأنها التأثير على الوقت من خلال التسبب في إضاعته ومنها :

التأخير والمماطلة

قد يكون أمام المدير بعض المتطلبات التي لا بد من إنجازها في إطار العمل، ولكنه قد يقوم بين الحين والأخر بتأجيلها، أو المماطلة في إنجازها، وهذا الأمر من شأنه إضاعة الوقت وهدره .

عدم التنظيم والترتيب

لا شك أن التنظيم والترتيب يساهم في توفير الوقت واختصاره، فإذا كانت الملفات، واللوازم وغيرها من الأمور الموجودة في مكتب المدير أو الموظفين مرتبة في مكانها المناسب ، وكذلك منظمة بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، فان ذلك يساهم في توفير الوقت، والإقلال من إهداره، لان هذا من شأنه أن يعمل على الحد من الجهد المبذول في عملية الرجوع إلى هذه الملفات والبحث عنها.

عدم التعامل مع الأولويات بالشكل المطلوب

لكل مدير في المؤسسة أو المنشأة التي يديرها أولويات معينة لا بد من العمل على إنجازها في الوقت المناسب لها، ولكن في بعض الأحيان يقوم المدير بالانتقال من أولوية إلى أخرى ، وهكذا . وهذا من شأنه أن يؤدي إلى إضاعة الوقت والمساهمة في إهداره ، وكذلك تبديد الجهد المبذول ، والحيلولة دون التركيز في إنجاز هذه الأولويات. لذا فمن الأفضل القيام بإنجاز كل من الأولويات حسب تسلسلها في القائمة المخصصة لها ، لان هذا سيؤدي إلى توفير الجهد والمحافظة على الوقت من خلال سرعة إنجاز هذه الأولويات .

التخطيط غير منظم للوقت

لكل مدير طريقة معينة يخطط فيها للمؤسسة التي يعمل فيها، فيما يتعلق بكيفية سير وتيرة العمل، ومن حيث إنجاز الأولويات وغير ذلك من المهام والمسؤوليات . وتعتمد عملية الدقة في إنجاز هذه المتطلبات والأولويات على الطريقة التي تم التخطيط بها لهذه الأمور ، فإذا كانت طريقة موفقة وناجحة ، وتمتاز بالدقة ، فان ذلك سينعكس إيجابيا على سير العمل ، وسيعمل على توفير الوقت والجهد في تحقيق النتائج . بينما على العكس من ذلك إذا تم التخطيط لإنجاز المتطلبات المتعلقة بالمؤسسة أو المنشأة بطريقة لا تتسم بالدقة والتنظيم فان ذلك سينعكس على النتائج التي تم تحقيقها، وستعمل على إضاعة قدر كبير من الوقت ، والجهد الذين تم بذلهما في تحقيق ذلك ، لان الدقة في النتائج تعتمد اعتمادا كليا على الدقة في التخطيط .

العوامل المتعلقة بطبيعة العمل وإجراءاته ودورها في إدارة الوقت

لا تقتصر العوامل التي تؤثر على الوقت من حيث استثماره أو ضياعه على التصرفات الشخصية للمدير ، والعادات السائدة في المجتمع فحسب بل تتعدها إلى العوامل التي تتعلق بطبيعة العمل نفسه ، وكذلك الإجراءات المتبعة في سيره، ومن هذه العوامل :

عدم وجود التجهيزات الأساسية في المنشأة أو قدمها

في هذا العصر الذي نعيش فيه تلعب التكنولوجيا والتطورات التقنية دورا بارزا في سرعة الإنجاز وجودته ، ولذلك فان استخدام المنشأة أو المؤسسة تقنيات وتجهيزات حديثة في مجال العمل سيؤثر بشكل فعال على وتيرة العمل، وعلى حجم الإنتاج، بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد المبذول في عملية الإنتاج برمتها .وعلى ذلك فإذا كانت التجهيزات الموجودة غير متطورة ، أي تصف في القدم ، أو غير كافية ، أو حتى عدم وجود مثل هذه التجهيزات نهائيا، فلن أي من ذلك سيؤثر على إنتاج المؤسسة أو المنشأة، لان التقنية وجدت للتقليل من الأعباء الملقاة على عاتق الإنسان في العملية الإنتاجية، لذلك من المفيد أن نأخذ بعين الاعتبار أهمية ذلك في المؤسسات والمنشات المختلفة من خلال المتابعة المستمرة لهذه التجهيزات، والعمل على صيانتها ، واستبدال ما يتلف منها، لان في ذلك توفير للجد والوقت .

التكرار بصورة مستمرة للإرشادات

إن لعملية التكرار بصورة مستمرة للإرشادات والنصائح التي يلقيها المدير على مسامع موظفيه ، دورا كبيرا في عملية ضياع الوقت ، لان أفضل وسيلة لإلقاء هذه الإرشادات والنصائح هي عمل إجتماع واحد فقط لجميع العاملين، والقيام بشرح هذه الإرشادات، والتأكد من أنه تم استيعاب هذه المعلومات التي تم إلقائها ، وذلك عن طريق الأسئلة المباشرة بعد عملية شرح تفاصيل هذه النصائح والإرشادات . وبعد أن يتم التأكد من ذلك، يسأل المدير – بعد فترة من الزمن – عينات عشوائية حتى الموظفين من أن يتم التأكد بشكل نهائي من عملية الاستيعاب .

قيام موظف بعمل من اختصاص موظف آخر

من الجدير بالذكر أن عملية التخصص بعمل معين ، تحقق فوائد جمة، لا يوفرها مبدأ عام التخصص، ومن هنا فان قيام موظف معين بعمل من اختصاص موظف آخر، لن يحقق الفوائد المرجوة، بل انه سيعمل على إضاعة مزيدا من الوقت، لذلك لابد من الاهتمام بمسألة إسناد التخصص للموظف، لأنه سيؤدي إلى توفير الوقت والجهد في عملية الإنتاج.

منقول للفائدة.

رد : أسباب إضاعة الوقت
 

إدارة الوقت فن
لعل لي عودة حول فن ادارة الوقت ( بس يصفي ذهني)
يعطيك العافية مرمر

رد : أسباب إضاعة الوقت
 

رد : أسباب إضاعة الوقت
 

الله يعطيك العافية