إلغاء التوصيات من الاجتماعات
إبراهيم محمد باداود - 29/01/1429هـ
badawoodim@alj.com
الاجتماعات من الأركان الرئيسة للمهام الإدارية وغيرها من الشؤون الأخرى سواء كانت المحلية أو الدولية، فمن دون الاجتماعات مع الآخرين سيبقى الإنسان معزولا ومنغلقا ومحصورا في دائرة ضيقة لن يتمكن من الخروج منها أبدا. ونحن مطالبون بالاجتماع مع الآخرين والسماع منهم والإنصات لوجهات نظرهم، وليست الغاية من الاجتماع، الاجتماع بحد ذاته وإنما للتوصل إلى هدف يتم تحقيقه بشكل يرضى عنه جميع الأطراف.
وعندما يحضر أي إنسان منا أي اجتماع فإنه يستقطع وقت ذلك الاجتماع من وقته أي من حياته إذا اعتبرنا أن الوقت هو الحياة، أو من ماله إذا اعتبرنا أن الوقت كالمال، وفي كل الأحوال فهو يقتطع جزءا مهما من شيء يمتلكه، وبالتالي فإنه حريص كل الحرص على أن تكون هناك فائدة مرجوة يتم تحقيقها من هذا الاجتماع.
وبعض الاجتماعات التي يتوافر فيها قدر من التنظيم والاستعداد يسبقها جدول أعمال معد منذ فترة، ويتم التأكيد على الحضور من خلال خطابات وتجهز لها قاعة يتوافر فيها كل أجهزة العرض ويتخللها شيء من الضيافة ويوفر لها مقرر يقوم بتدوين كل نقاط الاجتماع وقد يستقبل الاجتماع أفرادا من خارج المدينة، فيتطلب الأمر سفر وإقامة وغيرهما من المتطلبات الضرورية، بل قد يكون وقت الاجتماع طويلا فيمتد ليكون يوما أو يومين ويتطور هذا الاجتماع ليصبح ورشة عمل أو جلسة "عصف ذهني" أو ملتقى أو مؤتمرا أو غيرها من الأسماء التي يحرص الناس على التسمية بها هذا اليوم ليتجاوزوا اسم الاجتماع وليشعروا أنهم قدموا شيئا جديدا.
ومن الملاحظ أن بعض الأفراد خصوصا من المسؤولين على بعض الجهات الحكومية أو الخاصة أصبحت الاجتماعات تشغل معظم أوقاتهم، فتجده يدخل إلى اجتماع ويخرج منه إلى اجتماع آخر، وهكذا يمضي يومه في اجتماعات ويبقى السؤال: ما النتيجة؟
خلال الاجتماع تظهر العديد من المفاجآت فبعضهم لم يعرف الهدف وآخرون لم يقرأوا الجدول إلا في تلك اللحظة ورئيس الاجتماع لا يستطيع إدارة الاجتماع والمواضيع لم يتم التحضير لها والأحاديث الجانبية متعددة والهواتف الجوّالة لم تغلق وغيرها من الأسباب التي تؤدي إلى تفكك الاجتماع وفشله قبل أن ينتهي، ومع ذلك فقبل نهاية الاجتماع تبرز أهم قضية وهي التوصيات.
إن توصيات الاجتماعات أصبحت اليوم (شرا لا بد منه) فلا يكاد يتم التفكير في عقد اجتماع إلا ويكون الهاجس هو التوصيات، وحتى عندما يبدأ الاجتماع فيبقى الهاجس هو التوصيات وإذا ختم الاجتماع ختم بالتوصيات، وللأسف فإن هذه التوصيات أصبحت مؤشرا أساسيا إلى فشل هذا الاجتماع، وقد أعجبت بتصريح معالي وزير التربية والتعليم في أحد الاجتماعات برفضه التوصيات وتأكيده على ضرورة العمل والاكتفاء من تقديم توصيات.
هذا بالفعل مؤشر خطير يقع الكثير منا فيه فتوصيات الاجتماعات أصبحت عبارة عن كلمة فضفاضة تعني قتل الاجتماع، فهي عبارة عن آمال وأحلام وخيال، بل سراب يتحدث به الحضور ولا واقع له، بل لا توجد خطة عملية زمنية لتطبيقه، بل لا يوجد مَن يتحمل المسؤولية لمتابعته، والأدهى والأمر عندما تشكل لجنة لمتابعة هذه التوصيات والتأكد من تنفيذها وإذا باللجنة تجتمع بشكل فردي لتضع توصيات أخرى تتم من خلالها متابعة التوصيات السابقة وهكذا.
لذلك إنني أتمنى أن نعيد تقييم اجتماعاتنا، وأن نحرص على إبعاد التوصيات منها والخروج منها بخطة عمل تنفيذية محددة بجدول زمني ومقسمة إلى بنود، يتحمل كل عضو في الاجتماع بندا منها لتطبيقه، وبذلك تكون هناك قيمة وهوية لاجتماعاتنا بدلا من قتلها بالتوصيات التي لا فائدة منها.